NOTA DE ESCLARECIMENTO – LIMITAÇÃO DE ARMAZENAMENTO GOOGLE WORKSPACE

A Assessoria Especial de Informática da UEFS informa à comunidade acadêmica que o Google realizou atualização de suas políticas de disponibilização de serviços gratuitos às instituições de ensino públicas e entraram em vigor em julho de 2022.

SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS PARA OS USUÁRIOS

No início da pandemia de covid-19 a UEFS intensificou o uso dos recursos de tecnologia para viabilizar a continuidade dos serviços na instituição. Abaixo demonstramos as soluções de armazenamento e comunicação e colaboração institucional utilizadas atualmente na UEFS:

O QUE MUDA NA UEFS COM A NOVA POLÍTICA DO GOOGLE?

O armazenamento de dados no Google (Drive e outros apps Google) não será mais ilimitado. A partir de julho de 2022, a UEFS passa a ter disponível na plataforma Google Workspace espaço total de armazenamento de 100 TB(Terabytes) em pool a ser compartilhado por todos os usuários. 

COMO ESTÁ ATUALMENTE O ARMAZENAMENTO DA UEFS NO GOOGLE?

Por não haver limitação de espaço, em julho de 2022, a UEFS atingiu aproximadamente 68 TB de armazenamento. O que representa cerca de 68% da capacidade total de armazenamento permitida pelo Google a partir de julho de 2022. Em 05/07/2022 esse armazenamento utilizado estava distribuído da seguinte forma:

  • Gmail: 10 TB
  • Drive: 54 TB
  • Fotos: 4 TB

ALTERAÇÕES DE USO DOS SERVIÇOS GOOGLE

Devido à atualização das políticas de disponibilização de serviços do Google Workspace a partir de julho de 2022, será reservada uma faixa de 70% do armazenamento total para as contas de e-mail institucional individual e a faixa restante de 30% para as outras contas institucionais. Então, as seguintes alterações serão realizadas:

  • Aplicação de cota de armazenamento por conta:   
    • Contas institucionais individuais: máximo de 20 GB (Gigabytes);
    • Contas institucionais individuais para servidores aposentados: máximo de 5 GB (Gigabytes);
    • Setores da administração superior e departamentos e colegiados da administração adstrita: máximo de 40 GB (Gigabytes) para a conta principal;
    • Comissões e eventos institucionais e outras contas  para qualquer fim: máximo de 2 GB (Gigabytes);

PLATAFORMAS DE ARMAZENAMENTO DISPONÍVEIS NA UEFS

Para o armazenamento de arquivos estão disponíveis três plataformas:

¹: No Lira, o espaço de armazenamento no servidor de arquivos pode variar conforme a capacidade total disponível.

Importante: 

Por ter maior capacidade de armazenamento, para os setores que necessitarem de maior capacidade que a disponibilizada pelo Google, recomendamos a utilização do One Drive (Verificar Instrução Normativa da Reitoria para mais informações sobre disponibilização das contas do Microsoft Office 365 disponível no portal da Assessoria de Informática http://aei.uefs.br/). 

Lembramos que as contas estão sujeitas aos Termos de Serviço e Políticas de Uso do fornecedor do serviço, leis, instruções normativas e normas vigentes no país.  

PERGUNTAS FREQUENTES: 

  1. O que significa “armazenamento em pool” no Google Workspace for Education? O que é contabilizado nesse tipo de armazenamento?

O armazenamento em pool é o armazenamento total compartilhado por todos usuários (contas de e-mail) na conta Google Workspace da UEFS. São contabilizados no armazenamento, sem limitação, os arquivos do Google Drive, Gmail e Google Fotos. 

Para saber mais acesse o artigo do suporte Google: https://support.google.com/a/answer/9214707

  1. O que acontece quando o limite de armazenamento de um usuário ou do domínio é excedido no Google Workspace for Education?

    Os usuários que ultrapassarem a cota de armazenamento podem fazer login na conta no período estabelecido pela UEFS para efetuar a limpeza ou migração dos seus dados. Após o prazo, a conta poderá ser suspensa/bloqueada. 

  • Não é possível fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive.
  • Não é possível fazer backup de fotos e vídeos no Google Fotos.
  • Também não é possível criar arquivos em apps de conteúdo colaborativo, como Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos, Formulários e Jamboard. Até a redução do uso do armazenamento, ninguém pode editar nem copiar os arquivos afetados, nem enviar formulários que pertençam ao usuário.
  1. O que acontece com o Google Sala de Aula quando o limite de armazenamento de um usuário ou o total do domínio é excedido?
  • Não será possível criar atividades com novos arquivos que ainda não foram enviados ou criados.
  • Os docentes não poderão exportar notas para o Planilhas Google.
  • Os estudantes não poderão enviar atividades com arquivos anexos.
  1. O que devo fazer se minha conta exceder a cota de armazenamento no Google Workspace for Education?

    Deverá migrar os arquivos para outra plataforma ou excluir arquivos desnecessários.

  1. Como saber quanto do espaço de armazenamento da minha cota estou utilizando?

    Logado na conta de e-mail institucional que deseja verificar o armazenamento, acesse: https://drive.google.com/drive/quota

  1. E se eu precisar de espaço de armazenamento no Google Drive superior à cota definida?

Agora, não é possível aumentar o espaço de armazenamento, além das cotas estabelecidas pela UEFS, para o Google Workspace. Portanto, para os setores que necessitam de mais armazenamento, pode ser utilizado o One Drive através da sua conta Microsoft Office 365.

  1. Posso migrar dados do Drive para outras plataformas?

Sim. Poderá utilizar a ferramenta Google Takeout (https://takeout.google.com/settings/takeout) para realizar essa tarefa. Saiba mais nesse artigo do suporte do Google: https://support.google.com/accounts/answer/3024190

  1. Qual uso deve ser feito desses espaços de armazenamento?

O principal objetivo dos espaços de armazenamento é armazenar e compartilhar de arquivos  sensíveis ou importantes para o exercício das atividades de trabalho da universidade (ou que sejam de interesse da UEFS), sendo vedada a utilização desses espaços para fins diferentes daqueles relacionados às suas atribuições na instituição. Além disso, é proibida as seguintes práticas:

  • O armazenamento de arquivos maliciosos, que possam comprometer a segurança da informação.
  • O armazenamento de arquivos contendo qualquer informação, dado ou material que viole a legislação federal, estadual ou municipal em vigor, bem como contrarie qualquer legislação (normas e resoluções internas) da UEFS.
  • O armazenamento de arquivos protegidos por direitos de propriedade intelectual de terceiros.
  • Demais utilizações que estejam em desacordo com a legislação vigente, assim como utilizações que possam comprometer a Segurança da Informação e Comunicações da UEFS.   

Em caso de dúvidas, entre em contato com a Gerência de Suporte encaminhando e-mail para suporte@uefs.br. 

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